De online software voor vermogensfondsen
Of het om studiebeurzen of subsidies gaat, met onze software is het gehele traject van digitale aanvraag tot en met (financiële) afhandeling gewaarborgd. De gegevens worden overzichten gepresenteerd waardoor iedere stakeholder goed overzicht heeft.
Online aanvragen
De aanvrager vult het anonieme quickscan formulier in om te kijken of hij in aanmerking komt voor een studiebeurs/subsidie. Vervolgens voert hij het uitgebreide aanvraagformulier in inclusief de benodigde documenten. Het aanvraagformulier is verdeeld in enkele logische stappen eerst gegevens over de aanvrager zelf, daarna het project, andere fondsen waar men heeft aangevraagd en de upload van bijlagen die bij de aanvraag horen zoals Projectomschrijving en Begroting. De velden die de aanvrager moet invullen worden voor ieder fonds apart bepaald, waarmee u precies die informatie opvraagt die u nodig heeft.
Na verzenden krijgen zowel de aanvrager als het secretariaat een bevestigingsmail: het kantoor kan er mee aan de slag. In een later stadium kan de aanvrager weer inloggen op zijn persoonlijke dashboard om het dossier te bekijken met bijvoorbeeld het aflosschema in geval van een lening. Ook kan de aanvrager via een eigen dashboard het evaluatieformulier invullen.
Aanvragen importeren
Alle ingediende aanvragen komen terug in een overzicht, waarmee het secretariaat deze één voor één in het systeem kan zetten of per omgaande kan afwijzen omdat de aanvraag niet aan de voorwaarden voldoet. De software van het systeem controleert of de aanvrager al bestaat, zodat er geen dubbele aanvragers in het systeem staan.
Dossier aanvullen
Nadat de aanvraag is in behandeling is genomen, kan u de data controleren en verder aanvullen. De aanvraag wordt gekoppeld aan een vergadering en voorzien van een toelichting of advies (afhankelijk van de werkwijze van het fonds). Wij passen de software aan, aan de werkwijze van uw fonds. Als alle gegevens compleet zijn, wordt de aanvraag klaargezet voor beoordeling.
Vergadering
Het secretariaat plant elke vergadering in met daarbij de adviseurs en commissieleden. Alle relevante vergaderdocumenten zoals de notulen worden ook aan het systeem toegevoegd. Het systeem biedt overzichtelijke vergaderlijsten, ook week op maat gemaakt aan uw wensen.
Digitaal beoordelen
Sommige fondsen maken gebruik van een adviseur. Hiervoor heeft Fondsenware een aparte module, waarin zij hun advies gestructureerd kunnen invullen. Ook de commissieleden geven in een speciaal scherm hun oordeel. Zij kunnen kiezen voor Toekennen, Afwijzen of Twijfel en verduidelijken dit met een toe te kennen bedrag en toelichting. In het beoordeelscherm zelf kan een commissielid niet zien wat de andere leden als beoordeling ingevuld hebben. Het idee is dat de commissieleden objectief tot een oordeel komen, maar het systeem niet dichtgetimmerd is. Tijdens de bestuursvergadering biedt het systeem een overzicht met alle aanvragen en de beoordelingen. Na afloop van de vergadering voert de administratie de beslissing in. Het systeem verstuurt meteen per e-mail de beslissing inclusief toekenningsbrief ondertekend door het bestuur in pdf formaat. De toekenningen kunnen variëren in schenking, renteloze lening en borgstelling.
Betaalopdrachten
Bij de verwerking na afloop van de vergadering, zet het systeem meteen de betaalopdrachten klaar als een eenmalige betaling, maar het is mogelijk de betaling gespreid over een bepaalde periodes te laten plaatsvinden. Vanuit het betaalopdrachten-overzicht kan de administratie SEPA betaalopdrachten klaarzetten en deze importeren in de online bankieren software.
Rapportages
Het systeem biedt de gebruiker rapportages op verschillend niveau, bijvoorbeeld:
- Werklijsten met wat er per aanvraag, vergadering en medewerker moet gebeuren.
- Management info waarbij men kan denken aan input voor het financieel jaarverslag
- Uitgaven per budgetgroep en besluitenlijsten.
Door de rapportages krijgt u veel beter inzicht wat er speelt, gebaseerd op de realtime data.
Logboek
Het logboek is de verzameling van allerlei e-mails, documenten, acties, gespreknoties en afspraken die gekoppeld worden aan een relatie, project of vergadering. Het Logboek vormt samen met de gegevens in de database het complete dossier van een project. Het logboek helpt de gebruiker bij het opstellen, maar weer bij het terugvinden van de documenten.
Koppeling met boekhouding
De gegevens uit Fondsenware kunnen worden gekoppeld aan de boekhouding. Dit scheelt veel overtikwerk met alle kans op fouten. Afhankelijk van het grootboekrekeningschema van het fonds, de projectcategorieën en de budgetten realiseert V-Zes Software een maatoplossing. Hierbij hebben wij ervaring met de grote boekhoudpakketten zoals Exact en AccountView. Misschien nog interessanter voor u is het boekhoudpakket Informer, gratis in het gebruik voor ANBI-stichtingen.
Meer weten?
Wilt u meer weten over Fondsenware, neem dan contact met ons op voor het maken van afspraak. Wij kunnen u een uitgebreide demonstratie geven.