Fondsenware gaat uit van een standaard werkstroom, welke vervolgens op maat wordt ingericht aan uw wensen.
De aanvraag begint met de quickscan. Met enkele vragen wordt getoetst of de aanvrager in aanmerking kan komen voor een bijdrage uit het fonds. Bekende voorbeelden zijn dat de aanvrager in Nederland gevestigd moet zijn, of dat natuurlijke personen geen aanvraag kunnen indienen. De quickscan is per altijd annoniem.
Nadat de aanvrager deze succesvol heeft voltooid, volgt de registratie en wordt een account aangemaakt. De aanvrager vult het aanvraagformulier in en kan meteen al documenten toevoegen die dienen als bijlage bij de aanvraag. Denk hierbij aan een uittreksel KvK, begroting en een uitgebreide projectbeschrijving. De aanvrager krijgt een e-mail ter bevestiging van de aanvraag.
De aanvraag kan in behandeling worden genomen waarna de administratie aan de slag kan. De aanvraag wordt gecontroleerd en eventueel extra informatie wordt opgevraagd. De aanvraag wordt gekoppeld aan een vergadering.
Als het dossier compleet is, kan het bestuur het gaan beoordelen. Eventueel wordt eerst nog advies gevraagd aan een adviseur. Alle verschillende vormen van beoordeling wordt vastgelegd in het systeem en kunnen al voor de vergadering plaatsvinden. Dit scheelt veel tijd en de kwaliteit van de beoordeling wordt verhoogd.
Tijdens de vergadering bieden speciale hiervoor ingerichte schermen overzicht in de verschillende beoordelingen. Voor iedereen is het zo eenvoudiger een definitieve beslissing te nemen.
Na de vergedering worden de besluiten verwerkt en worden de toekennings- en afwijsbrieven automatisch opgesteld en verzonden per e-mail. Eventueel kan een nette PDF worden bijgesloten met de toekenning, inclusief een antwoordstrook in te vullen door de aanvrager.
Bij het toekennen worden de betaalopdrachten klaargezet voor accorderen. Weer afhankelijk van de gewenste werkwijze worden de bedragen overgemaakt in één keer of in verschillende tranches. Vaak moeten de betaalopdrachten eerst geaccordeerd worden. Het systeem genereert met enkele klikken een Sepa-betaalopdracht die in uw banksoftware verwerkt kan worden.
Het gebruikersdashboard kan worden voorzien van een evaluatieformulier.
Indien het een lening betreft, bieden wij een uitgebreide module voor het administreren van de leningen. Een terugbetaalschema geeft duidelijkheid aan de aanvrager en administratie wat het plan is. De werkelijke betalingen worden verwerkt in het systeem en automatische mailtjes, met de stand van de lening, kunnen worden op regelmatige basis worden verstuurd.
Elk fonds heeft zo haar eigen werkstroom, die wij graag met u samenstellen.
